Regulamin organizacyjny

REGULAMIN ORGANIZACYJNY
ZAKŁADU GOSPODARKI KOMUNALNEJ
W SUCHENIOWIE

Rozdział I
Postanowienia ogólne

§1.

Regulamin Organizacyjny Zakładu Gospodarki Komunalnej w Suchedniowie, zwanym dalej „Regulaminem” określa organizację i zasady funkcjonowania Zakładu Gospodarki Komunalnej w Suchedniowie, a także zakres działania jego kierownictwa i poszczególnych komórek organizacyjnych.

§2.

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

  • Zakładzie – należy przez to rozumieć Zakład Gospodarki Komunalnej w Suchedniowie.
  • Kierowniku należy przez to rozumieć kierownika Zakładu Gospodarki Komunalnej w Suchedniowie.
  • Pracownikach – należy przez to rozumieć osoby zatrudnione w Zakładzie Gospodarki Komunalnej w Suchedniowie.

§3.

  1. Zakład jest jednostką budżetową Miasta i Gminy Suchedniów, powołaną do realizacji zadań statutowych.
  2. Siedzibą Zakładu jest miasto Suchedniów, ul. Kościelna 21.
  3. Obszarem działania jest teren Miasta i Gminy Suchedniów.
  4. Bezpośredni nadzór i kontrolę działalności Zakładu sprawuje Burmistrz Miasta i Gminy Suchedniów.

§4.

  1. Zakład jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy.
  2. Organizację i porządek pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników określa regulamin pracy ustalany przez kierownika w drodze zarządzenia.
  3. Zasady wynagradzania pracowników określa regulamin wynagradzania ustalany przez kierownika.
  4. Status prawny pracowników reguluje ustawa z dnia 21 listopada 2011 r. o pracownikach samorządowych.
  5. Biuro Zakładu czynne jest w dni robocze od poniedziałku do piątku w godzinach 7.00 – 15.00.

§5.

Zakres działania Zakładu obejmuje bieżące i nieprzerwane zaspokajanie potrzeb wspólnoty samorządowej w drodze świadczenia usług powszechnie dostępnych, w ramach wykonywania zadań z zakresu gospodarki komunalnej.

Rozdział II
Zasady funkcjonowania Zakładu

§6.

W Zakładzie obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa, w myśl którego kierownik kieruje i zarządza Zakładem oraz reprezentuje go na zewnątrz. Kierownik działa zgodnie z przepisami prawa, podejmuje decyzje samodzielnie i ponosi za nie odpowiedzialność.

§7.

  1. Funkcjonowanie Zakładu opiera się na zasadzie służbowego podporządkowania, podziału obowiązków i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
  2. Pracownicy na stanowiskach kierowniczych (główny księgowy, kierownik oczyszczalni ścieków) oraz na samodzielnych urzędniczych stanowiskach (główny specjalista ds. technicznych, główny specjalista ds. kadr i płac) są odpowiedzialni przed kierownikiem za sprawne wykonywanie zadań własnych i kierowanej komórki wynikających z obowiązujących przepisów.
  3. Pracownicy w zakresie prowadzonych zadań podlegają bezpośredniemu przełożonemu i przed nim są odpowiedzialni za terminowe i prawidłowe załatwianie spraw.
  4. Wszystkie komórki organizacyjne Zakładu współpracują ze sobą i udzielają sobie niezbędnych informacji i pomocy w celu realizacji zadań Zakładu.
  5. Podległość służbowa pracowników jest określona w ich zakresach obowiązków.

§8.

  1. Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczególnej staranności w zarządzaniu mieniem.
  2. Zakupy i inwestycje dokonywane są po wyborze najkorzystniejszej oferty zgodnie z przepisami wewnętrznymi dotyczącymi zamówień publicznych.

Rozdział III
Struktura organizacyjna Zakładu

§9.

  1. W skład Zakładu wchodzą następujące komórki organizacyjne:
  • Dział Techniczny (DT),
  • Dział Oczyszczalni Ścieków (OŚ),
  • Dział Finansowo –Księgowy (FK),
  • Dział Kadr (KD)
  • Dział Gospodarczy (DG),
  1. Strukturę Zakładu stanowią także jednoosobowe stanowiska pracy, podejmujące działania i prowadzące sprawy związane z realizacją zadań Zakładu w zakresie określonym  w dalszej części regulaminu.
  1. Strukturę organizacyjną Zakładu określa schemat organizacyjny stanowiący załącznik do niniejszego Regulaminu
  2. Podziały zadań na poszczególne stanowiska pracy określają zakresy czynności, pracowników ustalone przez bezpośrednich przełożonych i zatwierdzonych przez kierownika.
  3. Obsługa informatyczna i bhp realizowana jest na podstawie umów cywilnoprawnych.

§10.

  1. Czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w stosunku do kierownika wykonuje Burmistrz Miasta i Gminy Suchedniów.
  2. W czasie nieobecności kierownika jego obowiązki przejmuje pisemnie wyznaczona i upoważniona przez niego osoba.
  3. W czasie nieobecności pracownika jego obowiązki przejmuje osoba wyznaczona w zakresie czynności lub inny wyznaczony przez bezpośredniego przełożonego pracownik.
  4. W sprawach skarg i wniosków kierownik przyjmuje w siedzibie Zakładu w każdy czwartek w godzinach 14.00- 15.30.

Rozdział IV
Zakresy działania i odpowiedzialności kierownictwa i samodzielnych stanowisk pracy

§11.

Dyrektor

  1. Na czele Zakładu stoi kierownik, który kieruje całokształtem jego prac.
  2. Kierownik Zakładu wykonuje swoje uprawnienia jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza Miasta i Gminy Suchedniów.
  3. Kierownik jest zwierzchnikiem służbowym wobec zatrudnionych pracowników.
  4. Do wyłącznej kompetencji kierownika należy:
    • Zapewnienie prawidłowego działania Zakładu w oparciu o zatwierdzoną strukturę organizacyjną,
    • Wydawanie wewnętrznych zarządzeń, pism, instrukcji w zakresie działania Zakładu,
    • Określanie zadań na poszczególne komórki organizacyjne oraz egzekwowanie ich wykonania,
    • Zapewnienie warunków właściwej realizacji zadań oraz ich kontroli,
    • Sprawowanie nadzoru i kontroli nad realizacją i dysponowaniem środkami finansowymi,
    • Zabezpieczenie mienia zakładu i sprawowanie nadzoru nad właściwym i racjonalnym wykorzystaniem sprzętu technicznego i materiałów,
    • Wykonywanie wszelkich czynności z zakresu prawa pracy w stosunku do pracowników Zakładu,
    • Kreowanie polityki kadrowo-płacowej Zakładu,
    • Zawieranie umów oraz zaciąganie zobowiązań materialno-finansowych, na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Burmistrza Miasta i Gminy Suchedniów,
    • Sprawowanie nadzoru nad terminowym i właściwym załatwianiem skarg i wniosków,
    • Zatwierdzanie planów w zakresie inwestycji i remontów,
    • Zatwierdzanie okresowych sprawozdań z działalności Zakładu,
    • Współdziałanie z władzami miasta i gminy oraz instytucjami lokalnymi w zakresie spraw związanych z funkcjonowaniem zakładu,
    • Przygotowywanie odpowiedzi na interpelacje radnych i komisji rady miasta i gminy
    • Udział w pracach komisji i sesjach rady miasta i gminy,
    • Sprawowanie kontroli zarządczej,
    • Wykonywanie innych zadań zleconych przez Burmistrza w zakresie realizacji obowiązków statutowych Zakładu.
  5. Kierownik ponosi odpowiedzialność za mienie Zakładu i może powierzyć pracownikom odpowiedzialność materialną za poszczególne składniki majątkowe jednostki.

§12.

Główny Księgowy

  1. Główny Księgowy odpowiada za gospodarkę finansową i ekonomiczną Zakładu.
  2. Do zadań Głównego Księgowego należy w szczególności:
  • Organizowanie i kierowanie pracą pracowników Działu Finansowo -Księgowego,
  • Realizacja zadań wynikających z ustawy o rachunkowości oraz ustawy o finansach publicznych w zakresie praw i obowiązków głównych księgowych samorządowych jednostek budżetowych,
  • Prowadzenie zagadnień gospodarki materiałowej Zakładu,
  • Organizacja i kontrola dokumentów finansowo-księgowych,
  • Kontrola nad gospodarka magazynową.
  • Nadzór i rozliczanie inwentaryzacji,
  • Opracowywanie wszystkich sprawozdań finansowych i ich analiza,
  • Kontrola legalności dokumentów dotyczących wykonania przychodów i kosztów oraz prawidłowości tego wykonania w stosunku do założeń planu,
  • Nadzór nad właściwą realizacją założeń planu oraz kontrola i ocena wykonania zadań finansowo- gospodarczych,
  • Nadzór nad windykacją należności Zakładu,
  • Opracowywanie projektu budżetu we współpracy z kierownikiem oraz skarbnikiem miasta i gminy Suchedniów
  • Bieżące i terminowe dokonywanie rozliczeń finansowych z kontrahentami,
  • Dokonywanie w ramach kontroli wewnętrznej wstępnej kontroli operacji gospodarczych związanych z:
    • wydawaniem środków pieniężnych,
  1. obrotami pieniężnymi na rachunkach bankowych,
  • przyjmowaniem, przekazywaniem oraz zakupami środków trwałych i pozostałych składników majątkowych przeznaczonych do użytkowania,
  1. nadzór merytoryczny nad wypłatą wynagrodzeń.
  • Koordynacja kontroli zarządczej w Zakładzie,
  1. Główny Księgowy podlega bezpośrednio kierownikowi Zakładu i odpowiada przed nim za realizację swych obowiązków i uprawnień.

§13.

Kierownik Oczyszczalni Ścieków

  1. Do zadań kierownika Oczyszczalni Ścieków należy w szczególności:
  • Kierowanie działalnością eksploatacyjną oczyszczalni ścieków w sposób gwarantujący bezawaryjny odbiór i oczyszczanie ścieków zgodnie z pozwoleniami wodno prawnymi,
  • Zapewnienie sprawności urządzeń oczyszczania ścieków,
  • Kontrola jakości ścieków,
  • Organizowanie i nadzór nad usuwaniem awarii oczyszczalni ścieków,
  • Sporządzanie sprawozdań z jakości ścieków,
  • Organizowanie i kierowanie pracą podległych pracowników,
  • Instruktaż pracowników na stanowiskach roboczych w zakresie przepisów BHP i p. poż. przed dopuszczeniem do pracy i zapewnienie bezpiecznych warunków pracy,
  • Systematyczne prowadzenie kontroli w zakresie spraw bhp i ppoż.,
  • Opiniowanie rozwiązań projektowych,
  • Udział w odbiorach technicznych urządzeń przyjmowanych do eksploatacji,
  • Rozliczanie środków produkcji użytych w procesie pracy,
  • Prowadzenie dokumentacji oczyszczalni,
  • Właściwe zabezpieczenie maszyn i urządzeń.
  1. Stanowisko kierownika oczyszczalni ścieków podlega bezpośrednio kierownikowi Zakładu.

§14.

Główny specjalista ds. kadrowo-płacowych

  1. Do zadań głównego specjalisty ds. kadrowo – płacowych należy w szczególności:
  • Prowadzenie spraw i dokumentacji pracowniczej,
  • Sporządzanie list płac i przygotowanie do wypłaty/przelewu,
  • Rozliczanie nadgodzin na podstawie uzyskanych informacji o przepracowanych godzinach pracy pracowników,
  • Przygotowywanie umów- zleceń i ich rozliczanie,
  • Prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
  • Dokonywanie drobnych zakupów na potrzeby Zakładu, zgodnie z wewnętrznymi uregulowaniami w tym zakresie,
  • Prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń majątkowych i innych,
  • Prowadzenie składnicy akt,
  • Przygotowanie listy uprawnionych pracowników do wypłaty świadczeń z ZFŚS,
  • Terminowe rozliczenia z ZUS, Urzędem Skarbowym, i innymi instytucjami,
  • Prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej,
  • Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentów,
  • Przygotowywanie pism na zlecenie dyrektora,
  • Realizacja zaopatrzenia w odzież ochronną, materiały, wyposażenie w zakresie zapewniającym prawidłową realizację zadań w Zakładzie,
  • Przygotowywanie narad i spotkań okolicznościowych.
  1. Główny specjalista ds. kadrowo – płacowych podlega bezpośrednio kierownikowi Zakładu.

§15.

Główny specjalista ds. technicznych

  1. Do zadań głównego specjalisty ds. technicznych należy w szczególności:
  • Zarządzanie gminną siecią wodno- kanalizacyjną,
  • Zapewnienie właściwej obsługi eksploatacyjnej, technicznej i administracyjnej sieci wodociągowo- kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania i centralnej ciepłej wody
  • Sprawowanie nadzoru nad budową i modernizacją sieci wodno-kanalizacyjnej, sieci centralnego ogrzewania i centralnej ciepłej wody.
  • Organizowanie prac i nadzór nad usuwaniem awarii sieci wodno-kanalizacyjnej, centralnego ogrzewania i centralnej ciepłej wody.
  • Przestrzeganie prawidłowej eksploatacji, konserwacji i planowych remontów maszyn, urządzeń i sprzętu,
  • Nadzór nad prawidłową eksploatacją ujęć wody,
  • Właściwe zabezpieczenie maszyn, urządzeń, sprzętu i materiałów,
  • Analiza prawidłowości działania wodomierzy,
  • Wydawanie warunków technicznych dotyczących podłączania się do sieci wodociągowych i kanalizacyjnych, dokonywaniem uzgodnień dokumentacji technicznej oraz przygotowywanie odbiorów technicznych,
  • Przygotowywanie rocznych planów modernizacji i konserwacji sieci i urządzeń kanalizacyjnych,
  • Organizowanie pracy i nadzór nad osobami skierowanymi przez sąd rejonowy do wykonywania nieodpłatnej pracy na cele społeczne do prac społecznie użytecznych
  • Przygotowywanie sprawozdań z zakresu realizowanych zadań.
  • Przygotowywanie przetargów i innych dokumentów przetargowych.
  1. Główny specjalista ds. technicznych podlega bezpośrednio kierownikowi Zakładu.

Rozdział V
Zakresy działania poszczególnych komórek organizacyjnych

§16.

Dział Finansowo–Księgowy

  1. Działem Finansowo-Księgowym kieruje Główny Księgowy, podległy bezpośrednio kierownikowi.
  2. Do zadań pracowników działu Finansowo-Księgowego należy w szczególności:

1) w zakresie obsługi klienta:

  1. a) zawieranie umów z dostawcami i odbiorcami,
  2. b) wystawianie faktur za świadczone usługi,
  3. c) przyjmowanie zleceń (awarie, wymiana wodomierzy i inne),
  4. e) odczytywanie stanu wodomierzy u odbiorców,
  5. d) współpraca z inkasentem w z w zakresie przygotowywania zestawień aktualnych odczytów wodomierzy

2) w zakresie księgowości:

  1. a) księgowanie wpłat należności,
  2. b) analiza terminowości dokonywania wpłat,
  3. c) czynności związane z windykacją należności,
  4. d) przygotowywanie spraw z zakresu księgowości na zlecenie Głównego Księgowego,
  5. e) prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenia,
  6. f) sporządzanie sprawozdań.

§17.

Dział Techniczny

1.Pracę Działu Technicznego koordynuje główny specjalista ds. technicznych, który jest podległy bezpośrednio kierownikowi.

  1. Do zadań Działu Technicznego należy w szczególności:

1) Kontrola pracy urządzeń wodociągowych, kanalizacyjnych oraz ciepłowniczych.
2) Konserwacja i naprawa urządzeń ujęć wodnych, sieci wodociągowej, kanalizacyjnej i ciepłowniczej
3) Wykonywanie prac mających wpływ na poprawne funkcjonowanie sieci wodociągowej, kanalizacyjnej i ciepłowniczej,
4) Opracowywanie wytycznych do koncepcji rozbudowy sieci,
5) Usuwanie awarii urządzeń wodociągowo- kanalizacyjnych,
6) Uzgadnianie projektów przyłączy sieci wodociągowej i kanalizacyjnej,
7) dokonywanie odbioru przyłączy i odcinków sieci wodociągowej i kanalizacyjnej,
8) Pobieranie prób do monitorowania jakości wody,
9) Dokonywanie zakupów sprzętu, maszyn i urządzeń zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych,

§18.

Dział Gospodarczy

  1. Pracę działu gospodarczego koordynuje mistrz, zaś bezpośredni nadzór sprawuje kierownik Zakładu.
  2. Do zadań Działu Gospodarczego należy w szczególności:
  • Utrzymanie czystości i porządku na terenie miasta i gminy,
  • Utrzymanie zieleni,
  • Wykonywanie prac przy drogach gminnych,
  • Zimowe utrzymanie dróg gminnych,
  • Inne prace związane z gospodarką komunalną

Rozdział VI
Zasady podpisywania dokumentów

§19.

1.Kierownik podpisuje:

  • zarządzenia i inne wewnętrzne akty,
  • odpowiedzi na wnioski i zapytania radnych i mieszkańców,
  • odpowiedzi na skargi i wnioski,
  • dokumenty finansowe zgodnie z instrukcja obiegu dokumentów,
  • odpowiedzi na zarządzenia pokontrolne organów kontroli,
  • pisma i inne dokumenty wychodzące z Zakładu,
  • pisma w sprawach kadrowych i osobowych pracowników,
  • pełnomocnictwa do prowadzenia spraw w jego imieniu,
  • dokumenty przetargowe,
  • pisma i dokumenty w zakresie spraw bezpośrednio przez siebie prowadzonych,
  • inne dokumenty związane z działaniem Zakładu
  1. Kierownik  dekretuje korespondencje do poszczególnych pracowników.
  2. Kierownik może udzielić pracownikom upoważnienia do podpisywania pism i dokumentów oraz pełnomocnictw do czynności jednorazowych.

Rozdział VII
Organizowanie działalności kontrolnej

§20.

  1. Kontrola zarządcza stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.
  2. Celem kontroli zarządczej jest w szczególności zapewnienie:
  • zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,
  • skuteczności i efektywności działania, wiarygodności sprawozdań,
  • ochrony zasobów,
  • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,
  • efektywności i skuteczności przepływu informacji,
  • zarządzania ryzykiem.
  1. Kierownik Zakładu zapewnia funkcjonowanie adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej.

§21.

  1. System kontroli zarządczej w Zakładzie obejmuje:
    1. samokontrolę,
    2. kontrola funkcjonalna realizowana przez kierownika Zakładu, kierowników (koordynatorów) poszczególnych komórek w zakresie pracy ich pracowników i oceny działalności komórek,
  2. Do samokontroli zobowiązani są wszyscy pracownicy zatrudnieni w Zakładzie, bez względu na zajmowane stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy.
  3. Kontrola funkcjonalna wykonywana jest przez dyrektora pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz na innych stanowiskach, zobowiązanych w zakresie czynności do wykonywania kontroli funkcjonalnej.
  4. Dokumentację systemu kontroli zarządczej stanowią procedury wewnętrzne: zarządzenia, instrukcje, wytyczne, dokumenty określające zakres obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności pracowników oraz inne dokumenty wewnętrzne.

§22.

  1. Koordynatorem kontroli zarządczej w Zakładzie jest Główny Księgowy, zaś nadzór nad wykonywaniem działalności kontrolnej sprawuje kierownikowi.
  2. Szczegółowy zakres i tryb działania kontroli zarządczej określa regulamin kontroli zarządczej ustanowiony przez kierownika w drodze zarządzenia.

§23.

  1. Niniejszy Regulamin Organizacyjny podlega zatwierdzeniu przez Burmistrza Miasta i Gminy Suchedniów.
  2. Wszelkie Zmiany w Regulaminie Organizacyjnym mogą nastąpić na wniosek kierownika Zakładu lub Burmistrza Miasta i Gminy Suchedniów i wymagają trybu właściwego do jego uchwalenia.